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    Für wen lohnt sich ein digitales Fahrtenbuch?

    15.10.2020 - Wer viel rein beruflich am Steuer seines Autos sitzt, der kann solche Fahrten von der Steuer absetzen. Ein elektronisches Fahrtenbuch hilft dabei, Geld und Zeit zu sparen.
     


     

    Dienstliche Fahrten mit dem eigenen Kfz oder auch zurückgelegte Kilometer auf dem Weg zum Arbeitsplatz können in der Regel steuerlich geltend gemacht werden. Aber auch die private Nutzung eines Firmenwagens sollte aufgezeichnet werden, weil dieser geldwerte Vorteil als Einnahme versteuert werden muss.

    Hierfür führt man entweder ein Fahrtenbuch oder verwendet pauschal die Ein-Prozent-Regelung. Aber: Wenn man viel beruflich mit dem Auto unterwegs ist, rechnet sich das Führen eines Fahrtenbuchs.


    Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

    Die Ein-Prozent-Regelung erscheint auf den ersten Blick als die unkompliziertere Lösung, wenn es darum geht, eine private Nutzung des Firmenwagens für die Steuererklärung aufzubereiten. Allerdings kann es sein, dass man für den geringeren organisatorischen Aufwand mit etwas höheren Steuerabgaben zahlt.

    Man sollte also gut durchrechnen, was sich für den individuellen Fall eher bezahlt macht. Daumenregel hier: Wer den Dienstwagen auch sehr viel privat nutzt, für den rechnet sich eher die pauschale Ein-Prozent-Regel.

    Und das Alter des genutzten Fahrzeuges spielt bei der Rechnung mit, denn zugrunde gelegt wird immer der Listenpreis eines neuen Modells. Hier ist die pauschale Berechnung in der Regel für Dienstwagenfahrer mit teureren Kfz oft günstiger als das Fahrtenbuch.

    Achtung: Wer sich für eine der Alternativen entschieden hat, muss für den Rest des Jahres dabei bleiben, ein Wechsel ist dann nicht mehr möglich - außer, das Fahrzeug wird gewechselt.

    Wer das Firmenfahrzeug tatsächlich nur für die Fahrt zum Arbeitsplatz nutzt, muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. Und wenn Sie tatsächlich auf die private Nutzung komplett verzichten wollen, sollte das vertraglich festgehalten werden.


    Fahrtenbuch: Welche Kriterien müssen erfüllt werden?

    Sie sollten dem Finanzamt exakt nachweisen können, wann, aus welchem Grund und wohin die Dienstfahrten stattgefunden haben. Ist die Dokumentation lückenhaft, wird das Finanzamt wahrscheinlich kritisch reagieren.

    Auch Excel-Tabellen als Fahrtenbücher werden nicht anerkannt; viele Fahrtenbücher werden wegen solcher Form- oder Formatfehler als falsch oder nicht sorgfältig geführt eingestuft und damit abgelehnt.


    Digital getrackt

    Wer diese Falle umgehen will, nutzt ein digitales Fahrtenbuch - die gibt es als Software für den PC oder als App. Solche elektronischen Systeme tracken Ihre Fahrten automatisch per GPS und dokumentieren sie nach festgelegten Regularien.
    Hierfür nutzt das elektronische Fahrtenbuch entweder den GPS-Sensor eines Smartphones oder ein sogenanntes »OBD-Modul«. Das ist ein Tool, das die On-Board-Diagnose moderner Kfz nutzt und in die hierfür vorgesehene Buchse eingesteckt wird.
    Die Software zeichnet Start- und Endpunkte der gefahrenen Strecke sowie die Kilometerzahl auf.


    Manuelle Ergänzung notwendig

    Das GPS kann natürlich nicht automatisch aufzeichnen, wen Sie auf der Fahrt besucht haben und welchem Zweck sie gedient hat. Das müssen Sie also immer noch manuell notieren.
    Die Kategorisierung private/berufliche Fahrt können Sie nachträglich noch eintragen. Es gibt aber etliche Fahrtenbuchsysteme, die lernfähig sind und anhand der wiederholt gefahrenen Route eigenständig erkennen können, ob die Fahrt bspw. zum Arbeitsplatz oder zu einem öfter besuchten Kunden geführt hat.
    Viele Apps verfügen über eine Datenbank, in die Kunden und Anschriften eingetragen und dann einfach übernommen werden, sobald die App erkennt, wohin man gefahren ist.

    Unser Tipp: Warten Sie mit der Zuordnung nicht, bis Sie Ihre Steuererklärung machen, sondern tragen Sie diese Daten so zeitnah wie möglich ein. Manche Anwendungen buchen eine Fahrt automatisch als privat, wenn man nicht innerhalb einer Woche eine Zuordnung vorgenommen hat.


    Das will das Finanzamt

    Damit das Finanzamt das digitale Fahrtenbuch anerkennt, muss die Software fälschungssicher sein. Fahrdaten dürfen also nicht nachträglich manipuliert werden können.
    Außerdem muss das Ausgabeformat entweder ein PDF oder eine CSV-Datei sein. Es gibt Anbieter, die zusätzlich eine geschützte Cloud als Datenspeicherort anbieten. Damit können Sie als Kunde nachweisen, dass die Daten nicht manipuliert worden sind.


    Ist die gewählte Anwendung die richtige?

    Ob das Finanzamt die App anerkennt, ist nicht immer von vorneherein klar. Es gibt hierfür kein Zertifikat o.ä. und die Anbieter schließen oft eine Garantie hierfür in den AGB aus. Man sollte sich also vorher mit anderen Nutzern über diesen Punkt austauschen, ehe man sich für eine Anwendung entscheidet.

    Vorsicht auch bei den GPS-Signalen des eigenen Smartphones. Hier muss man große Sorgfalt walten lassen, damit das Smartphone auch tatsächlich immer dabei ist, wenn man es benötigt und auch nicht aus Versehen eine falsche Wegaufzeichnung aufnimmt.
    Weniger störungsanfällig ist die OBD-Lösung, dafür ist sie aber etwas kostspieliger. Ein Vorteil bei diesem On-Board-System: Das Fahrtenbuch kann nicht ohne weiteres verloren gehen.


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